Cualquier empresa que quiera cimentar sólidamente un sistema
de calidad, o cualquier otro tipo de sistema de gestión, lo primero que debe
tener muy claro es lo que se conoce como organigrama funcional, o lo que es lo
mismo, tener muy claro, quien es quien dentro de la empresa, y que es lo que
hace cada uno.
Esto, el tener claro el organigrama (o simplemente tener un
organigrama plasmado en un documento), cosa que parece evidente, no lo es tal.
Es muy frecuente que en las empresas, sobretodo PYMES, surjan tensiones entre
los empleados al ejecutar dos personas las mismas funciones, o por el
contrario, se quedan cosas sin hacer porque no se ha definido quien ha de hacer
las cosas.
Pero si es algo tan lógico y tan bueno para la buena marcha
de la empresa, ¿Por qué no todas las PYMES lo tienen?. Existen múltiples
causas, pero a modo de resumen citaremos 3.
La primera es que la dirección desconoce esta práctica,
desde siempre se han hecho así las cosas y no han ido mal, el problema surge
cuando la empresa crece o cuando entra alguna persona “conflictiva” de esas que
dicen “esto no es misión mía” o “para esto no se me paga”,….o bien alguien que
asume responsabilidades que no se le han otorgado.
La segunda causa es que a veces se tiene miedo a dejar las
cosas por escrito porque se piensa que así, en caso de litigio, uno está
“pillado”, el trabajador puede presentar el organigrama como prueba de no sé
qué…. como si fuera algo contractual.
Y la tercera, parecida a la segunda, es que se tiene miedo a
que si se asignan responsabilidades por escrito, esto debe conllevar un aumento
de sueldo. ….
Podemos decir que el miedo es consecuencia de que se tiene
la impresión, a veces ficticia, de que algo se está haciendo mal.
¿Quién debe hacer el Organigrama?. La dirección.
Y ¿con esto es suficiente para reducir posibles tensiones?,
en mi opinión, el organigrama es solo la primera parte. Una vez aprobado el
organigrama, lo que debemos hacer es una valoración de las funciones de cada
empleado y ver si estas están compensadas y bien distribuidas, pero eso, eso es
otro tema….
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