5.- ¡¡ Empecemos !!
Bien, ya hemos decidido en implantar en la empresa un sistema
de calidad, con vista a conocer nuestros fallos, para corregirlos, y así
mejorar. Y ahora ¿Qué?.
Pues ahora a poner los medios. La gran mayoría de las
organizaciones, llegados a este punto, optan por buscar ayuda externa que les
asesore y en esto ASESORED está muy bien.
Pero esta asesoría externa se ha de complementar con personal
de dentro de la empresa, personal que conozca los procesos, las peculiaridades
de las máquinas, de los equipos,…. Y que además cuente con autoridad y trato
fluido con la dirección. Y ¿ya está?. La respuesta es Depende.
En pequeñas empresas, con que haya una persona de dentro,
junto con un asesor externo, es más que suficiente. En empresas medianas yo
recomiendo que además exista un grupo de
trabajo que se reúna periódicamente
para evaluar la marcha del proyecto.
¿Vale cualquier persona de dentro de la organización?, ¿Vale
cualquier asesor externo?, ¿Quién integraría el grupo de trabajo?......
a)
La
norma viene a decir que la persona de la organización en quien delegue la
dirección la tarea de implantar el sistema de calidad (lo cual se ha recoger
por escrito), ha de ser una persona del “comité” de dirección, es decir, ha de
ser alguien con autoridad, que
dependa directamente de la dirección general, para garantizar autonomía. Y esto
se ha de reflejar en un organigrama.
Además debe ser una persona con conocimientos
de calidad, y debe ser una persona con fácil acceso a la dirección general.
En mi opinión, el delegar esta tarea
en una secretaria o en el director financiero, o comercial,…. no es ni mucho
menos la mejor opción, máxime cuando sin consulta previa se toma a un empleado,
se le asignan nuevas tareas y no se le ofrece ninguna contrapartida a cambio.
b)
Tambien
es importante la correcta elección del asesor externo. Pida referencias,
solicítele su Curriculum Vitae y si es posible exija experiencia. Implantar un
sistema de calidad es mucho más que el que nos redacten una documentación y nos
den unas charlillas explicativas.
c)
Grupo
de trabajo. Existen varias opciones, desde los que están formado por los
directores de los distintos departamentos, hasta aquellos más numerosos, que
incluyen a jefes de talleres, etc. En mi opinión no interesa que sean grupos
muy numerosos, no más de 10 personas, sobre todo si además de temas de calidad
trata otros temas relacionados con la gestión cotidiana de la empresa.
Grupos numerosos, son poco operativos
y pueden alargar mucho las reuniones, que nunca deberían de durar más de 45 min.
Y a ser posible, e inicialmente, con una periodicidad semanal.
Su principal misión es hacer un
seguimiento del sistema de calidad y facilitar su implantación y
funcionamiento, por lo que aquí, una comunicación clara, precisa y fluida es
básica para su funcionamiento.
¿Qué comunicar?, desde indicadores de quejas y no conformidades, hasta seguimiento
de planes de mejora, pasando por auditorias de calidad,…..
